Ja. Ein Betrieb kann eine KI DSGVO-tauglich auf den eigenen Unterlagen aufbauen. Die Dokumente werden nicht in ein öffentliches Modell eingespeist, sondern in einer geschützten Umgebung durchsucht, auf die nur der Betrieb Zugriff hat. Ob der konkrete Einsatz rechtmäßig ist, hängt zusätzlich von Zweck, Rechtsgrundlage, Datenarten und Verträgen ab.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei Wege führen zur KI mit eigenen Dokumenten: einzeln hochladen in ein KI-Tool (reicht für Einzeldokumente), ein Konzern-System wie Microsoft 365 Copilot (für Betriebe mit eigener IT-Betreuung) oder eine schlüsselfertige Firmen-KI als Dienstleistung (für Betriebe mit 10 bis 100 Mitarbeitern ohne IT-Abteilung).
- Die KI muss dafür nicht trainiert werden: Sie durchsucht die Unterlagen bei jeder Frage neu und antwortet mit Quellenangabe. Genau deshalb bleiben die Daten aktualisierbar und löschbar.
- Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden bestätigen in einer Orientierungshilfe vom Oktober 2025: Informationen, die in den Dokumenten liegen statt im Modell, lassen sich "einfach aktualisieren, löschen und beauskunften".
- Laut einer repräsentativen Bitkom-Befragung (604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Sommer 2025) stellen erst 26 Prozent der Unternehmen ihren Beschäftigten Zugang zu generativer KI bereit; rund 4 von 10 berichten von privater KI-Nutzung im Job oder gehen davon aus.
- Die 8-Punkte-Prüfliste für DSGVO-taugliche Lösungen: EU-Verarbeitung, AVV, kein Training auf Ihren Daten, getrennte Umgebung pro Firma, Quellenangabe pro Antwort, Löschbarkeit, Zugriffsrechte, Export beim Ausstieg. Mein Pilot "Das Firmen-Gedächtnis" kostet 5.900 EUR netto Festpreis inkl. der ersten 3 Monate Wartung.
Rechtsstand: Juli 2026. Dieser Beitrag ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Die Frage erreicht mich in fast jedem Erstgespräch, nur in unterschiedlichen Worten: "Gibt es eine KI, die unsere eigenen Unterlagen kennt? Ohne dass unsere Daten irgendwo landen, und ohne dass wir dafür eine IT-Abteilung brauchen?" Die Antwort ist ja, und zwar auf drei Wegen, die sich in Aufwand, Kosten und Datenschutz deutlich unterscheiden. Gesucht wird das Thema unter Begriffen wie "KI-Wissensdatenbank", "ChatGPT mit eigenen Daten füttern" oder "eigenes ChatGPT für Unternehmen". Ich nenne es nüchterner: eine Firmen-KI, die Ihre Unterlagen kennt und mit Quellenangabe antwortet statt zu raten.
Warum das Thema drängt, zeigt eine repräsentative Bitkom-Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Sommer 2025: Erst 26 Prozent der Unternehmen stellen ihren Beschäftigten Zugang zu generativer KI bereit, weitere 17 Prozent planen eigene KI-Angebote. Wer ein eigenes Werkzeug bereitstellt, sollte sein Team dazu schulen und das dokumentieren: was die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 konkret verlangt, steht im eigenen Leitfaden. Regeln für den KI-Einsatz haben 23 Prozent aufgestellt, ein Jahr zuvor waren es 15 Prozent. Gleichzeitig berichten rund 4 von 10 Unternehmen (42 Prozent) von privater KI-Nutzung ihrer Beschäftigten im Job oder gehen zumindest davon aus. Anders gesagt: Gearbeitet wird mit KI ohnehin. Die Frage ist nur, ob auf einem offiziellen, sauberen Weg oder über private Konten. Was der zweite Fall für einen Betrieb bedeutet, steht im eigenen Artikel: Schatten-KI im Betrieb.
Was eine Firmen-KI mit eigenen Dokumenten ist
Eine Firmen-KI mit eigenen Dokumenten ist ein geschütztes System, das Ihre Arbeitsanweisungen, Handbücher, Preislisten und Verträge durchsuchbar macht: Ihre Leute stellen Fragen in normaler Sprache, die KI antwortet aus genau diesen Unterlagen und nennt die Fundstelle. Das Modell wird dafür nicht auf Ihren Daten trainiert, es durchsucht die Dokumente bei jeder Frage neu.
Firmen-KI, die Ihre Unterlagen kennt: Ein KI-System, das auf die Dokumente Ihres Betriebs beschränkt ist, in einer eigenen abgetrennten Umgebung. Es beantwortet Fragen aus diesen Unterlagen und nennt dazu die Fundstelle, etwa "Wartungshandbuch, Seite 42". Die Quellenangabe macht Antworten prüfbar; sie senkt das Risiko falscher Angaben, schließt sie aber nicht aus.
Das wichtigste Missverständnis zuerst, weil es in fast jeder Suchanfrage steckt: Sie müssen eine KI nicht "mit Ihren Daten trainieren" oder "füttern", damit sie Ihre Unterlagen kennt. Training würde bedeuten, dass Ihre Daten dauerhaft ins Modell übergehen, und was einmal antrainiert ist, lässt sich nur sehr aufwendig und nicht zuverlässig wieder einzeln entfernen. Eine Firmen-KI arbeitet anders: Ihre Dokumente bleiben als Dokumente liegen, aufbereitet und durchsuchbar. Die KI schlägt bei jeder Frage darin nach und zitiert die Stelle, aus der die Antwort stammt. Deshalb gilt bei mir der Satz: Ich trainiere die KI nicht auf Ihre Daten. Ihre Daten bleiben löschbar.
Genau diesen Unterschied bestätigen die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden. In ihrer Orientierungshilfe vom Oktober 2025 zu KI-Systemen, die mit eigenen Referenzdokumenten arbeiten, halten sie fest: Anders als im Modell erlernte Informationen lassen sich die hinterlegten Dokumente und Einträge "einfach aktualisieren, löschen und beauskunften". Und weiter: Diese Einträge sind "direkt adressierbar und damit auch personenbezogene Daten gezielt löschbar". Für Ihren Betrieb heißt das: Aufbewahrungsfristen und Betroffenenrechte lassen sich in so einem System technisch umsetzen, weil das Wissen in den Unterlagen liegt und nicht im Modell festwächst.
Wie das im Alltag aussieht, drei Beispiele aus Branchen, mit denen ich arbeite:
- Spedition: Der Disponent fragt "Welche Ladungssicherung schreibt Kunde X für Papierrollen vor?" und bekommt die Antwort mit Verweis auf die Kundenvorgabe, statt in drei Ordnern zu suchen.
- SHK-Betrieb: Der Monteur fragt nach dem Wartungsintervall einer bestimmten Anlage und bekommt die Stelle aus dem Wartungshandbuch, auch von der Baustelle aus.
- Produktion: Der neue Kollege in der Fertigung fragt nach der Maschineneinstellung für einen Materialtyp, statt den Schichtleiter zu unterbrechen: Antwort aus der Arbeitsanweisung, mit Seitenangabe.
Eine Firmen-KI lernt Ihre Dokumente nicht auswendig. Sie durchsucht sie bei jeder Frage neu und antwortet mit Quellenangabe. Deshalb bleiben Ihre Daten aktualisierbar und löschbar, und genau das ist der entscheidende Unterschied zum Training.
Die 3 Wege im Vergleich: hochladen, Konzern-System, schlüsselfertig
Drei Wege führen zu einer KI, die mit Ihren Dokumenten arbeitet: einzelne Dateien in ein KI-Tool hochladen, ein Konzern-System wie Microsoft 365 Copilot einführen oder eine schlüsselfertige Firmen-KI als Dienstleistung einkaufen. Welcher Weg passt, hängt an drei Fragen: Wie viele Dokumente sind es? Wer soll zugreifen? Und gibt es jemanden im Haus, der IT betreut?
| Weg 1: Einzeln hochladen | Weg 2: Konzern-System | Weg 3: Schlüsselfertige Firmen-KI | |
|---|---|---|---|
| Geeignet für | Einzeldokumente und Ad-hoc-Fragen | Betriebe, die komplett in einer Konzern-Umgebung arbeiten und eigene IT-Betreuung haben | Betriebe mit etwa 10 bis 100 Mitarbeitern ohne eigene IT-Abteilung |
| Wissensbestand | Keiner: jeder lädt selbst hoch, jeder hat seinen eigenen Stand | Zentral, wächst mit der Dateiablage | Zentral und kuratiert, mit Abnahme über definierte Testfragen |
| Aufwand für Sie | Minuten pro Dokument, keine Einrichtung | Lizenz-Rollout, Berechtigungen aufräumen, Einführung über die IT | Kick-off, Testfragen definieren, Abnahme: die Aufbereitung übernimmt der Dienstleister |
| DSGVO-Punkte | Für personenbezogene Daten braucht es eine Rechtsgrundlage und regelmäßig einen AVV; private Konten sind für Firmendaten ungeeignet | AVV vorhanden, entscheidend ist Ihr Berechtigungskonzept | Eigene abgetrennte Umgebung, EU-Verarbeitung, AVV, Löschbarkeit: mit der 8-Punkte-Liste unten prüfbar |
| Kostenlogik | Lizenz pro Nutzer und Monat | Lizenzen plus Projekt- und IT-Aufwand | Festpreis plus Wartung (bei mir: 5.900 EUR netto inkl. der ersten 3 Monate, danach 390 EUR/Monat) |
Weg 1, einzeln hochladen, reicht öfter, als Anbieter von Spezialsoftware zugeben: Ein Vertrag, ein Handbuch, eine Ausschreibung lassen sich direkt in ein KI-Tool laden und befragen. Voraussetzung ist ein Business-Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag, denn bei privaten Gratis-Konten können Eingaben je nach Anbieter zum Training verwendet werden. Welche Anbieter einen AVV bieten und wo EU-Verarbeitung möglich ist, habe ich hier durchgeprüft: DSGVO-konforme KI im Check. Die Grenze dieses Wegs: Es entsteht kein gemeinsamer Wissensbestand. Jeder Mitarbeiter lädt selbst hoch, niemand pflegt die Inhalte, und Zugriffsrechte gibt es nicht.
Weg 2, das Konzern-System, ist für Betriebe gedacht, die ohnehin tief in einer Umgebung wie Microsoft 365 arbeiten und eine IT-Betreuung haben. Dann durchsucht der Assistent die vorhandene Dateiablage. Der Preis dafür ist Vorarbeit: Das System zeigt Mitarbeitern Inhalte entlang der bestehenden Berechtigungen, und wenn die über Jahre gewachsen und nie aufgeräumt wurden, tauchen Dokumente in Antworten auf, die nicht für jeden bestimmt waren. Für einen Betrieb mit 30 Leuten ohne IT-Abteilung ist dieser Weg meist überdimensioniert, nicht weil das Werkzeug schlecht wäre, sondern weil Einführung und Pflege an jemandem hängen müssen, den es dort nicht gibt.
Weg 3, die schlüsselfertige Firmen-KI, schließt genau die Lücke zwischen beidem: Ein Dienstleister bereitet Ihre Unterlagen auf, baut die geschützte Umgebung, richtet Zugriffe ein und übergibt das System nach einer messbaren Abnahme. Ihr Aufwand ist ein Kick-off, gemeinsam definierte Testfragen und die Abnahme. Genau diesen Weg biete ich mit dem Firmen-Gedächtnis an, die Details stehen weiter unten in diesem Artikel, damit Sie sie mit anderen Angeboten vergleichen können.
Wie so eine schlüsselfertige Firmen-KI konkret aussieht: Beispiel-Dialog, Ablauf in vier Schritten und der Festpreis stehen auf der Produktseite. Das Firmen-Gedächtnis ansehen.
8-Punkte-Prüfliste: Woran Sie eine DSGVO-taugliche Lösung erkennen
Egal, welchen Weg Sie gehen: An diesen acht Punkten erkennen Sie, ob eine Lösung für Firmendokumente DSGVO-tauglich aufgebaut ist. Die Liste ist eine Prüfhilfe aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Im Zweifel gehört Ihr Datenschutzbeauftragter mit an den Tisch, das empfehlen auch die Aufsichtsbehörden.
- EU-Verarbeitung. Wo liegen Ihre Unterlagen konkret? "Server in Deutschland" oder ein benannter EU-Standort ist die klare Antwort. Bei Verarbeitung außerhalb der EU braucht es eine Zusatzprüfung mit geeigneten Garantien.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen AVV. Bietet ein Anbieter keinen an, gehören keine Firmendaten in das System.
- Kein Training auf Ihren Daten. Lassen Sie sich schriftlich zusichern, dass Ihre Eingaben und Dokumente nicht zum Training verwendet werden. Die Datenschutzkonferenz formuliert in ihrer Orientierungshilfe von Mai 2024: "Datenschutzrechtlich vorzugswürdig sind daher Anwendungen, die die Ein- und Ausgabedaten nicht zu Trainingszwecken verwenden."
- Getrennte Umgebung pro Firma. Ihre Unterlagen müssen gegenüber anderen Kunden wirksam mandantengetrennt sein. Die Aufsichtsbehörden nennen Mandantentrennung und ein Rechte- und Rollenkonzept ausdrücklich als bewährte Maßnahmen, und schon 2024 hielten sie fest: "Technisch geschlossene Systeme sind daher aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig."
- Quellenangabe pro Antwort. Eine Antwort ohne Fundstelle können Ihre Leute nicht prüfen. Die Aufsichtsbehörden empfehlen Quellenreferenzen als Transparenzmaßnahme; eine Anweisung an das System, nur aus den hinterlegten Quellen zu antworten, senkt das Risiko falscher Angaben, schließt sie aber nicht aus. Genau deshalb gehört die Fundstelle sichtbar in jede Antwort.
- Löschbarkeit. Einzelne Dokumente müssen sich gezielt entfernen lassen, mit Wirkung auf alle künftigen Antworten. So bilden Sie Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten ab.
- Zugriffsrechte. Nicht jeder darf alles sehen: Lohnunterlagen und Personalthemen gehören nicht in die Antworten für die ganze Belegschaft. Fragen Sie, wie das System Rollen und Berechtigungen abbildet.
- Export und Exit. Ihre Rohdokumente müssen bei Ihnen bleiben, und Sie sollten einen regelmäßigen Export in offenem Format bekommen. Fragen Sie vor Vertragsschluss, was bei einer Kündigung mit Ihren Daten passiert.
Wichtig zur Einordnung: Auch ein System, das alle acht Punkte erfüllt, ist nicht automatisch datenschutzkonform. Die Aufsichtsbehörden betonen, dass es für die verarbeiteten Daten eine Rechtsgrundlage braucht und die Bewertung vom Einzelfall abhängt. Die acht Punkte sind das Raster, mit dem Sie Anbieter vergleichen und die richtigen Fragen stellen. Dazu gehören klare Regeln für das Team, eine Vorlage dafür: KI-Richtlinie für Unternehmen.
Wann Sie so ein System nicht brauchen
Ich sage auch, wenn sich so ein System für Sie nicht lohnt. Drei ehrliche Ausschlüsse:
- Es geht um einzelne Dokumente. Ein Vertrag, ein Handbuch, eine Ausschreibung: Das laden Sie direkt in eine normale KI mit Business-Konto und AVV, und das reicht. Ein eigenes System wäre Geld für ein Problem, das Sie nicht haben.
- Die Fragen wiederholen sich nicht. Eine Firmen-KI lohnt sich erst, wenn dieselben Fragen immer wieder Zeit kosten, weil das Wissen über viele Ordner, Köpfe und Jahre verstreut liegt. Wenn bei Ihnen zweimal im Jahr jemand etwas nachschlagen muss, ist das kein Fall für ein eigenes System.
- Das Wissen ist nirgends dokumentiert. Eine KI kann nur durchsuchen, was existiert. Steckt das meiste im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters, ist der erste Schritt die Dokumentation, nicht die Technik. Dafür gibt es einen eigenen Baustein, dazu gleich mehr.
Und wenn die wiederkehrenden Fragen von Kunden statt von Mitarbeitern kommen, ist ein anderes Werkzeug dran: Kundenservice automatisieren.
Das Firmen-Gedächtnis: Festpreis, Ablauf, Grenzen
Für den dritten Weg habe ich ein eigenes Angebot, und weil Preistransparenz zu diesem Magazin gehört, steht es hier so nüchtern wie die Wege davor. "Das Firmen-Gedächtnis" ist ein Pilot mit klarem Rahmen: eine Abteilung oder ein Use Case, ein digitaler Ordner oder Bereich, bis zu 200 Dokumente oder 2.000 Seiten. Abgenommen wird über 10 gemeinsam definierte Testfragen aus Ihrem Alltag, typisch dauert das vier Wochen. Alle Preise netto.
| Baustein | Umfang | Preis (netto) |
|---|---|---|
| Pilot "Das Firmen-Gedächtnis" | 1 Abteilung oder 1 Use Case, 1 digitaler Ordner/Bereich, max. 200 Dokumente oder 2.000 Seiten, Abnahme über 10 Testfragen, typisch vier Wochen | 5.900 EUR Festpreis, inkl. der ersten 3 Monate Wartung |
| Wartung ab Monat 4 | Pflege und Aktualisierung, monatliche Qualitätsmessung mit festem Fragenkatalog | 390 EUR/Monat, monatlich kündbar |
| Zweites Modul im selben Betrieb | Weiterer Bereich oder Use Case | 3.900 EUR |
| Modul "Kopfwissen sichern" | Interviewtag mit erfahrenen Mitarbeitern, das Wissen wird dokumentiert und ins System übernommen | 2.900 EUR |
Inhaltlich gibt es vier Module, je nachdem, wo es bei Ihnen klemmt: Einarbeitung (neue Leute fragen das System statt den erfahrenen Kollegen), Regelwerk (QM-Handbuch, ISO-Vorgaben, Arbeitsanweisungen), Kunde und Produktwissen (Preislisten, Kundenvorgaben, Sonderfälle) und Kopfwissen sichern (das Wissen langjähriger Mitarbeiter wird per Interviewtag dokumentiert, bevor es das Haus verlässt).
Technisch gilt, was oben in der Prüfliste steht, auf mein eigenes Angebot angewendet: Ihre Unterlagen liegen aufbereitet auf einem Server in Deutschland, in Ihrer eigenen abgetrennten Umgebung. Das System sucht in zwei Spuren gleichzeitig, einmal wörtlich und einmal sinngemäß: wörtlich, damit Artikelnummern und Normbezeichnungen exakt treffen, sinngemäß, damit Ihre Leute nicht die Wörter kennen müssen, die im Handbuch stehen. Und ich trainiere die KI nicht auf Ihre Daten: Ihre Unterlagen bleiben löschbar.
Damit die Erwartung stimmt, sage ich auch klar, was das Firmen-Gedächtnis nicht ist. Die fünf Neins:
- Kein Zahlen-Dashboard. Es wertet keine Kennzahlen aus, es beantwortet Wissensfragen.
- Keine Auswertung von Führungsentscheidungen. Das System beantwortet Wissensfragen, es bewertet und protokolliert keine Entscheidungen.
- Kein Meeting-Cockpit. Es zeichnet keine Besprechungen auf und wertet sie nicht aus.
- Keine Personenbewertung. Es bewertet weder Mitarbeiter noch Bewerber, in keiner Form.
- Kein Training auf Kundendaten. Ihre Daten gehen nicht in ein Modell über, sie bleiben Dokumente und damit löschbar.
Und der Ausstieg, Punkt 8 der Prüfliste, gilt auch bei mir: Ihre Rohdokumente bleiben bei Ihnen, zusätzlich bekommen Sie einen monatlichen Export in offenem Format. Wenn Sie kündigen, nehmen Sie Ihr Wissen vollständig mit.
Der komplette Ablauf in vier Schritten, ein Beispiel-Dialog mit Quellenangabe und die Abnahme-Logik über 10 Testfragen stehen auf der Produktseite. Ob sich das System für Ihren Betrieb lohnt, sage ich Ihnen vorher ehrlich, auch wenn die Antwort Nein ist. Das Firmen-Gedächtnis ansehen.
Niklaas Zander baut KI-Systeme für kleine und mittlere Betriebe und ist Autor von "Der Bewerber-Code". Das Firmen-Gedächtnis betreibt er nach denselben Regeln, die in diesem Artikel als Prüfliste stehen: Server in Deutschland, getrennte Umgebung pro Kunde, kein Training auf Kundendaten.
Rechtsstand: Juli 2026. Dieser Beitrag ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Die zitierten Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz sind Verwaltungsauffassungen der Aufsichtsbehörden, keine Rechtsnormen. Prüfen Sie Anbieter-Bedingungen vor Vertragsschluss und ziehen Sie bei konkreten Rechtsfragen fachkundigen Rat hinzu.
Eine KI, die Ihre Unterlagen kennt?
Das Firmen-Gedächtnis beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten, mit Quellenangabe statt Raterei. Festpreis 5.900 EUR netto, inklusive der ersten 3 Monate Wartung. Auf der Produktseite sehen Sie Ablauf, Abnahme und Preise im Detail.
Das Firmen-Gedächtnis ansehenHäufige Fragen
Kann ich ChatGPT mit meinen eigenen Daten nutzen?
Ja. In den Bezahl-Varianten laden Sie Dokumente hoch oder legen Projekte mit hinterlegten Dateien an, und die KI beantwortet Fragen dazu. Für Firmendaten gilt: nur mit einem Business-Konto und Auftragsverarbeitungsvertrag, denn bei privaten Gratis-Konten können Eingaben je nach Anbieter zum Training verwendet werden. Die Grenze: Es entsteht kein gemeinsamer, gepflegter Wissensbestand mit Zugriffsrechten. Dafür braucht es eine eigene Firmen-KI, die Ihre Unterlagen kennt.
Muss eine KI mit meinen Dokumenten trainiert werden?
Nein, und das ist das häufigste Missverständnis. Training würde bedeuten, dass Ihre Daten dauerhaft ins Modell übergehen und nur sehr aufwendig und nicht zuverlässig wieder zu entfernen sind. Eine Firmen-KI arbeitet anders: Ihre Dokumente bleiben als Dokumente liegen, das System durchsucht sie bei jeder Frage neu und zitiert die Fundstelle. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden halten fest, dass sich solche hinterlegten Dokumente "einfach aktualisieren, löschen und beauskunften" lassen, anders als antrainiertes Wissen im Modell.
Was passiert mit hochgeladenen Dokumenten?
Das hängt vom Vertrag ab. Bei privaten Gratis-Konten können Eingaben je nach Anbieter zum Training verwendet werden, deshalb gehören Firmendaten dort nicht hinein. Bei Business-Konten mit Auftragsverarbeitungsvertrag verarbeitet der Anbieter die Daten nur nach Ihrer Weisung und laut Anbieter-Zusage ohne Training. Bei einer eigenen Firmen-KI liegen Ihre Unterlagen aufbereitet auf einem Server in Deutschland, in Ihrer eigenen abgetrennten Umgebung, und bleiben löschbar. Den Anbieter-Check gibt es hier: DSGVO-konforme KI im Check.
Welche Daten sollte man nicht mit einer KI teilen?
Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag: keine personenbezogenen Daten, also keine Kunden-, Mitarbeiter- oder Bewerberdaten. Unabhängig vom Vertrag gehören Geschäftsgeheimnisse nicht in Gratis-Tools, deren Bedingungen Sie nicht geprüft haben; manche Anbieter räumen sich in kostenlosen Plänen weitgehende Rechte an den Inhalten ein. Besonders zurückhaltend sollten Sie bei Gesundheitsdaten und Lohnunterlagen sein. Die praktikable Lösung ist eine klare Regel im Team, festgehalten in einer KI-Richtlinie.
Was kostet eine Firmen-KI für einen kleinen oder mittleren Betrieb?
Es gibt drei Kostenlogiken: Lizenz pro Nutzer und Monat (Dokumente einzeln hochladen), Lizenzen plus Projekt- und IT-Aufwand (Konzern-System) oder ein Festpreis für die schlüsselfertige Variante. Bei mir kostet der Pilot "Das Firmen-Gedächtnis" 5.900 EUR netto Festpreis, inklusive der ersten 3 Monate Wartung; danach 390 EUR netto im Monat, monatlich kündbar. Ein zweites Modul im selben Betrieb kostet 3.900 EUR. Der Rahmen: eine Abteilung oder ein Use Case, bis zu 200 Dokumente oder 2.000 Seiten, Abnahme über 10 Testfragen.
Braucht mein Betrieb ein eigenes ChatGPT?
Als Eigenbau: meist nein. Für Alltagsaufgaben wie Texte, Zusammenfassungen und einzelne Dokumente reicht ein Business-Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein eigenes System lohnt sich erst, wenn Wissen über viele Ordner, Köpfe und Jahre verstreut liegt und dieselben Fragen immer wieder Zeit kosten. Dann ist die passende Form eine Firmen-KI, die Ihre Unterlagen kennt und mit Quellenangabe antwortet, als klar umrissenes Projekt statt als IT-Vorhaben.
Quellen: Bitkom, Presseinformation "Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI" (21.10.2025, repräsentative Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) · Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe zu generativen KI-Systemen, die mit eigenen Referenzdokumenten arbeiten (Version 1.0, Oktober 2025) · Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe "Künstliche Intelligenz und Datenschutz" (Version 1.0, 06.05.2024) · Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeiter)
Niklaas Zander
KI- und Recruiting-Berater, Autor von "Der Bewerber-Code". Führt seine eigene Agentur fast komplett mit KI und baut KI-Systeme für kleine und mittlere Betriebe: DSGVO-konform, mit Plan statt Spielerei. Mehr zur KI-Beratung.
